受注案件の整理整頓術

最近の仕事状況

以前のブログにも書きましたが、今は翻訳会社は繁忙期真っただ中なようです。

1か月ほど前にトライアルの合格通知をいただき、その後とてもありがたいことに、何件かチェッカーのお仕事をいただきました。

産業翻訳という大きなカテゴリーなので、かなり様々な案件が舞い込んできます。

それも、「あさって（下手をすれば明日）お願いできる？」という依頼が発生することも、身をもって体験しました。

この納期の短さは繁忙期だからなのか、産業翻訳というカテゴリーだからなのか、あるいは両方だからなのかは分かりませんが、案件が同じ日に重なるなどのよほどの事情がない限り、ありがたく頂戴しています。

ワード数が少ない案件もあり、結果いただける料金は微々たるものになりますが、中途半端な仕事はしたくないので、できる限り下調べをしてからチェック作業に取りかかっています。

おかげで、今の時給はイオンのパートよりもひどい状態。

しかし、経験と知識がつきますし、レギュラー翻訳者の実力もこの目で確かめられるため、チェッカーの仕事ができることに満足しています。

案件にはたくさんの書類や資料がくっついてくる

案件をいただく中で、資料も山のように送られてきます。

スタイルガイド、用語集、参考資料など、1つの案件に対し100ページ近く目を通さなければいけないものもありました。

プリンターの使用頻度と、コピー用紙＆蛍光ペンの消耗が恐ろしいことになっています。

また、1つの翻訳会社の中でも様々なプロジェクトが常に動いているようで、1つの案件の作業中に別のプロジェクトの案件の打診が舞い込んできたりするため、間違えたりしないようかなり慎重に対処する必要があります。

そこで今回、いただいた案件の整理整頓と可視化をしてみました。

案件の整理整頓

受注案件リスト

まず、受注案件リストを作成しました。

 

ここでの「会社名」は翻訳会社のことです。

４番目の「内容の種類」は、案件の大体のカテゴリーを示すもので、あとから「ああ、こんな感じの案件だったな」と思い出せるようにするためです。

例えば、「金融 – 契約書」や、「マーケティング – 製品カタログ」など。

9番目の「単価」と10番目のワード数を入れると、11番目の「料金」が自動的に出てくるようになっていて、下の方で金額が合計されるようになっています。

月々の稼ぎが明白になります。

この合計金額の部分を見ると、「まだまだだなぁ…」とため息が出てしまうんですけどね。

14番目の「特記事項」には、翻訳（チェック）作業に使用したツールなどを記載しています。

実際、翻訳会社とのやり取りはメールだけではありません。

クライアントによっては独自の翻訳プラットフォームを所有しているため、翻訳（チェック）作業をする以前に、プラットフォームについて知識をつける必要があることも。

FTPサーバーの使用方法も事前に覚えておかなければ、「じゃ、サーバーにあがってるから、すぐに確認してね」と言われた場合、焦りまくること間違いありません。

今後、同じプロジェクトの案件をいただければ処理方法など楽になってくると思うのですが、今はまだ初めてのクライアントの案件に取りかかることが多いため、覚えることも山のように積みあがっています。

そのためにも、特記事項を記載しておき、後ほど同プロジェクトの案件、または同クライアントの案件が来たら、すぐに参照できるようにしてあります。

会社別案件フォルダ

会社別にフォルダを作成し、そのフォルダの中に案件ごとのサブフォルダを作成しました。

予め1つの案件フォルダの中に、「オリジナル」、「作業用」、「納品用」、「発注書」フォルダのカテゴリー分けをしておきます。

例えば、

会社別案件 ＞ 案件別 ＞ オリジナル

のような感じです。

案件を受注したら、関連の資料などを全部「オリジナル」フォルダに入れこんでしまいます。

「オリジナル」に入れた資料は基本的に触りません。

必要な資料や、納品するためのWordファイルなどは「オリジナル」フォルダからすべてコピーをし、作業用フォルダに入れこんだり、印刷しておきます。

この作業用フォルダには、インターネットでダウンロードした参考資料や、ノート作成用のWordファイルも一緒に入れておき、作業時に参照したい場合はここから探すようにしています。

全作業が終わったら、「納品用」フォルダに納品物のみ保存。

余分なものを入れないことで、自分が実際に何を納品したのかすぐにわかるようにしてあります。

「発注書」フォルダ内では、案件をいただいた会社から送られてきた依頼書＆レシートなどを保存するようにしています。

全発注書フォルダ

また、「発注書」に限っては、いただいた全案件の発注書を保存していくための別のフォルダを作っておきました。

今後、複数の翻訳会社と契約を結ぶことができれば、という希望がこもっています。

このフォルダ内が、ファイルで溢れんばかりになる日は近いのでしょうか。

いや、夢で終わらせるのではなく、現実になるように頑張らねば！

今は上記のような整理方法で進めていますが、その都度改善させていく予定です。

最終的には、Excelの機能をもっと活用して、日付などの数字を入れるだけでスケジュール管理ができるようにしたいと思っています。

残念なご報告

先月応募したトライアルの結果が返ってきました。

残念ながら、不合格でした。

トライアル合格をいただくのは、簡単なことじゃないなと痛感しています。

悔しいですし、気落ちしていますが、まだまだトライアル挑戦は始まったばかり。

20社トライアルを受けてなんぼの世界。

1社落ちたくらいでションボリしている時間はありません！

次のトライアルに向けて学習を続けます。